Tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, miten AliceAI Learning Oy käsittelee henkilötietoja verkkosivustolla aliceai.io. Seloste koskee sivustolla asioivia henkilöitä, yhteydenottajia, uutiskirjeen ja muun markkinoinnin vastaanottajia sekä verkkosivustoon liittyvien käyttäjätilien ja lisenssien käyttäjiä ja yhteyshenkilöitä.

AliceAI-mobiilisovelluksessa tapahtuvaa oppimista sekä esimerkiksi sovelluksessa käsiteltäviä ääni-, puhe-, tehtävä- ja oppimistietoja koskeva henkilötietojen käsittely kuvataan erillisessä sovelluksen tietosuojaselosteessa.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

AliceAI Learning Oy
Y-tunnus: 3452208-5
Verkkosivusto: http://www.aliceai.io
Tietosuoja-asioiden sähköposti: annemari@aliceai.io

Voit käyttää yllä olevaa sähköpostiosoitetta kaikissa henkilötietojen käsittelyä ja rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevissa asioissa.

2. Keiden tietoja käsittelemme?

Voimme käsitellä seuraavien henkilöryhmien henkilötietoja:

• verkkosivuston kävijät;
• yhteydenottolomakkeella, sähköpostitse tai muulla tavoin yhteyttä ottavat henkilöt;
• uutiskirjeen tilaajat ja markkinointiviestinnän vastaanottajat;
• nykyisten ja mahdollisten asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja muiden sidosryhmien yhteyshenkilöt;
• verkkosivustoon liittyvien käyttäjätilien haltijat sekä lisenssien käyttäjät, tilaajat ja hallinnoijat.

3. Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Käsiteltävät tiedot riippuvat siitä, miten käytät sivustoa. Voimme käsitellä esimerkiksi seuraavia tietoja:

Yhteydenotto- ja asiakkuustiedot

• etu- ja sukunimi;
• sähköpostiosoite, puhelinnumero ja muut ilmoittamasi yhteystiedot;
• organisaatio, tehtävänimike tai rooli;
• yhteydenoton aihe, viestin sisältö ja muu itse toimittamasi tieto;
• yhteydenottoihin, tapaamisiin, tarjouksiin, sopimuksiin ja asiakassuhteeseen liittyvät tiedot.

Käyttäjätili- ja lisenssitiedot

• nimi, sähköpostiosoite, organisaatio ja käyttäjätunniste;
• tilin luomiseen, kirjautumiseen ja käyttöoikeuksiin liittyvät tiedot;
• organisaatio-, lisenssi-, lisenssikoodi-, voimassaolo- ja käyttöoikeustiedot;
• tilin ja lisenssin tila sekä niiden luomis- ja muutosajankohdat;
• palvelun ylläpidon ja tietoturvan kannalta tarpeelliset tekniset tapahtumatiedot.

Salasanoja ei säilytetä selväkielisinä. Todennuspalvelu käsittelee salasanat suojatussa muodossa.

Markkinointitiedot

• uutiskirjeen tai muun markkinointiviestinnän tilaus ja suostumus;
• viestintävalinnat, kiinnostuksen kohteet ja markkinointikiellot;
• lähetettyihin viesteihin liittyvät tekniset tiedot, kuten toimitus-, avaus- ja linkkien klikkaustiedot, jos tällainen seuranta on käytössä ja siihen on tarvittaessa saatu suostumus.

Verkkosivuston käyttöä koskevat tiedot

• IP-osoite;
• laitteen, selaimen ja käyttöjärjestelmän tiedot;
• sivustolla käyntiä, sivujen käyttöä, ajankohtaa ja liikenteen lähdettä koskevat tiedot;
• eväste- ja suostumusvalinnat;
• palvelin-, virhe-, tietoturva- ja muut tekniset lokitiedot;
• evästeiden ja vastaavien tekniikoiden avulla muodostettavat tunnisteet, jos olet sallinut niiden käytön.

Pyydämme, ettei yhteydenottolomakkeella lähetetä terveydentilaa koskevia tai muita arkaluonteisia henkilötietoja, ellei se ole asian käsittelyn kannalta välttämätöntä ja niiden toimittamisesta ole sovittu etukäteen.

4. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Käsittelyn tarkoitus	Oikeusperuste
Yhteydenottoihin ja tarjouspyyntöihin vastaaminen sekä pyydettyjen tapaamisten ja esittelyjen järjestäminen	Pyynnöstäsi tehtävät sopimusta edeltävät toimenpiteet tai oikeutettu etumme hoitaa viestintää ja liiketoimintasuhteita
Asiakas-, sopimus- ja yhteistyösuhteiden hoitaminen	Sopimuksen tekeminen ja täytäntöönpano tai oikeutettu etumme hoitaa yritysasiakkuuksia ja sidosryhmäsuhteita
Käyttäjätilien, käyttöoikeuksien ja lisenssien luominen, hallinta ja toimittaminen	Sopimuksen tekeminen ja täytäntöönpano tai oikeutettu etumme tarjota ja hallinnoida organisaatioasiakkaan tilaamaa palvelua
Uutiskirjeiden ja muun sähköisen suoramarkkinoinnin lähettäminen	Suostumus; lain sallimissa nykyiseen asiakassuhteeseen tai henkilön työtehtävään liittyvissä tilanteissa oikeutettu etu
Sivuston ei-välttämätön analytiikka ja markkinointiteknologiat	Suostumus
Sivuston toiminnan, tietoturvan ja väärinkäytösten estämisen varmistaminen	Oikeutettu etumme ylläpitää turvallista ja toimivaa palvelua sekä tarvittaessa lakisääteinen velvoite
Kirjanpito-, viranomais- ja muiden lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen sekä oikeusvaateiden laatiminen, esittäminen ja puolustaminen	Lakisääteinen velvoite tai oikeutettu etumme suojata oikeuksiamme

Kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun, arvioimme käsittelyn tarpeellisuuden ja tasapainotamme etumme rekisteröidyn oikeuksia ja vapauksia vasten. Oikeutettu etumme liittyy erityisesti yhteydenottojen käsittelyyn, yritysasiakkuuksien hoitamiseen, palvelun ylläpitoon, tietoturvaan ja asianmukaiseen liiketoimintaviestintään.

Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

5. Mistä saamme henkilötiedot?

Saamme henkilötietoja pääasiassa:

• sinulta itseltäsi, kun täytät lomakkeen, tilaat uutiskirjeen, luot käyttäjätilin, aktivoit lisenssin tai olet meihin yhteydessä;
• edustamaltasi organisaatiolta, esimerkiksi kun työnantaja tai asiakasorganisaation pääkäyttäjä toimittaa käyttäjä- tai lisenssitietoja;
• verkkosivuston ja siihen liittyvien järjestelmien teknisestä käytöstä;
• suostumuksellasi käytettävistä analytiikka- ja markkinointipalveluista;
• julkisista lähteistä ja yritysten verkkosivuilta siltä osin kuin se on tarpeellista ja lainmukaista yritysten välisessä yhteydenpidossa.

Jos organisaatio toimittaa meille toisen henkilön tietoja, edellytämme, että organisaatiolla on oikeus luovuttaa tiedot ja että henkilö on saanut tarvittavat tiedot henkilötietojensa käsittelystä.

6. Henkilötietojen vastaanottajat ja palveluntarjoajat

Henkilötietoja käsittelevät AliceAI Learning Oy:ssä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitamiseen.

Voimme käyttää henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia palveluntarjoajia, kuten:

• verkkosivuston ylläpito-, hosting-, varmuuskopiointi- ja tietoturvapalvelujen tarjoajia;
• yhteydenottolomakkeen, sähköpostin ja asiakkuudenhallinnan palveluntarjoajia;
• uutiskirje- ja markkinointipalvelujen tarjoajia;
• analytiikka- ja evästehallintapalvelujen tarjoajia;
• käyttäjien todentamisen, tietokantojen, käyttöoikeuksien ja lisenssien hallinnan palveluntarjoajia, kuten Google Cloud- ja Firebase-palveluja;
• juridisia, taloushallinnon ja muita asiantuntijapalvelujen tarjoajia.

Asiakasorganisaatiolle voidaan antaa sen tilaaman palvelun hallinnoimiseksi tarpeellisia tietoja käyttäjistä, käyttöoikeuksista ja lisenssien tilasta asiakkaan kanssa sovitussa laajuudessa.

Voimme luovuttaa tietoja viranomaiselle tai muulle taholle, jos laki sitä edellyttää, sekä yritysjärjestelyn yhteydessä siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista ja lainmukaista.

Emme myy henkilötietoja.

7. Henkilötietojen siirrot Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Pyrimme käyttämään palveluja ja käsittelyalueita, joissa henkilötiedot käsitellään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen alueella. Osa käyttämistämme palveluntarjoajista voi kuitenkin käsitellä tietoja tai tarjota teknistä tukea myös Euroopan talousalueen ulkopuolelta.

Jos henkilötietoja siirretään Euroopan talousalueen ulkopuolelle, varmistamme siirron lainmukaisuuden käyttämällä soveltuvaa Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevaa päätöstä, EU:n ja Yhdysvaltojen tietosuojakehystä siihen sertifioitujen yhdysvaltalaisten vastaanottajien osalta tai Euroopan komission hyväksymiä vakiolausekkeita ja tarvittaessa täydentäviä suojatoimia.

Lisätietoja käytetyistä siirtoperusteista ja jäljennöksen sovellettavista suojatoimista voi pyytää kohdassa 1 ilmoitetusta sähköpostiosoitteesta.

8. Henkilötietojen säilytysajat

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä selosteessa kuvattuihin tarkoituksiin tai kuin laki edellyttää. Sovellamme lähtökohtaisesti seuraavia säilytysaikoja:

• yhteydenottolomakkeella ja muussa tiedustelussa saadut tiedot: enintään 24 kuukautta viimeisestä yhteydenotosta, ellei pidempi säilytys ole tarpeen asiakas- tai sopimussuhteen, oikeusvaateen tai lakisääteisen velvoitteen vuoksi;
• mahdollisten asiakkaiden ja yritysyhteyshenkilöiden tiedot: enintään 24 kuukautta viimeisestä olennaisesta yhteydenpidosta, ellei tietoja tarvita jatkuvan liiketoimintasuhteen hoitamiseen;
• käyttäjätili- ja lisenssitiedot: käyttöoikeuden, lisenssin tai asiakassuhteen ajan ja enintään 24 kuukautta sen päättymisen jälkeen, ellei pidempi säilytys ole tarpeen lakisääteisen velvoitteen tai oikeusvaateen vuoksi;
• uutiskirjeen tilaustiedot: kunnes peruutat tilauksen tai vastustat markkinointia; tämän jälkeen voimme säilyttää vähimmäistiedon markkinointikiellosta niin kauan kuin se on tarpeen kiellon noudattamiseksi;
• analytiikkatiedot ja evästetunnisteet: evästeasetuksissa ilmoitetun ajan ja enintään niin kauan kuin niiden käyttötarkoitus edellyttää;
• tietoturva- ja tekniset lokitiedot: pääsääntöisesti enintään 12 kuukautta, ellei pidempi säilytys ole tarpeen tietoturvatapahtuman selvittämiseksi, väärinkäytösten estämiseksi tai oikeusvaateen vuoksi;
• lakisääteiseen kirjanpitoon kuuluva aineisto: kirjanpitolainsäädännössä edellytetyn ajan, tyypillisesti 6 tai 10 vuotta aineiston tyypistä riippuen.

Varmuuskopioissa olevat tiedot poistuvat käytöstä varmuuskopioiden normaalin kierron mukaisesti. Säilytysajan päätyttyä tiedot poistetaan tai anonymisoidaan siten, ettei henkilö ole enää tunnistettavissa.

9. Evästeet ja verkkosivuston analytiikka

Sivusto voi käyttää evästeitä ja muita vastaavia tekniikoita. Evästeet voidaan jakaa seuraaviin ryhmiin:

• välttämättömät evästeet, joita tarvitaan sivuston, lomakkeiden, kirjautumisen, tietoturvan ja evästevalintojen toimintaan;
• analytiikkaevästeet, joiden avulla ymmärrämme sivuston käyttöä ja kehitämme palvelua;
• markkinointievästeet, joita voidaan käyttää markkinoinnin kohdentamiseen ja sen toimivuuden mittaamiseen.

Välttämättömien evästeiden käyttö perustuu tarpeeseen toteuttaa käyttäjän pyytämä verkkopalvelu ja oikeutettuun etuumme ylläpitää turvallista ja toimivaa sivustoa. Analytiikka- ja markkinointievästeitä tai muita ei-välttämättömiä seurantatekniikoita käytetään vain antamasi suostumuksen perusteella.

Voit hyväksyä tai hylätä ei-välttämättömät evästeet evästebannerissa sekä muuttaa tai peruuttaa valintasi milloin tahansa sivuston Hallitse evästeitä -toiminnolla. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen. Käytössä olevien evästeiden nimet, palveluntarjoajat, käyttötarkoitukset ja voimassaoloajat esitetään sivuston evästeasetuksissa.

10. Sähköinen suoramarkkinointi

Voimme lähettää uutiskirjeitä ja muuta sähköistä markkinointia antamasi suostumuksen perusteella. Voimme lisäksi lähettää lain sallimissa tilanteissa olemassa olevaan asiakassuhteeseen tai vastaanottajan työtehtävään liittyvää yritysmarkkinointia oikeutetun etumme perusteella.

Voit peruuttaa uutiskirjeen tilauksen tai vastustaa suoramarkkinointia milloin tahansa viestissä olevasta peruutuslinkistä tai ottamalla yhteyttä kohdassa 1 ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen. Markkinoinnin kieltäminen on maksutonta.

11. Onko henkilötietojen antaminen pakollista?

Yhteydenottolomakkeen pakollisiksi merkityt tiedot tarvitaan yhteydenoton käsittelemiseen ja siihen vastaamiseen. Jos et anna tarvittavia tietoja, emme välttämättä pysty vastaamaan tai toteuttamaan pyyntöäsi.

Käyttäjätilin ja lisenssin hallintaan merkityt pakolliset tiedot ovat tarpeen käyttöoikeuden luomiseksi ja sopimuksen mukaisen palvelun tarjoamiseksi. Uutiskirjeen tilaaminen sekä analytiikka- ja markkinointievästeiden hyväksyminen ovat vapaaehtoisia, eikä niiden hylkääminen estä sivuston perustoimintojen käyttämistä.

12. Henkilötietojen suojaaminen

Suojaamme henkilötiedot asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä. Näitä ovat käsiteltävien tietojen ja riskien mukaan esimerkiksi käyttöoikeuksien rajaaminen, käyttäjien tunnistaminen, salatut tietoliikenneyhteydet, lokitus, varmuuskopiointi, tietoturvapäivitykset, palveluntarjoajien sopimusohjaus sekä henkilöstön ohjeistus.

Pääsy henkilötietoihin annetaan vain henkilöille, jotka tarvitsevat tietoja tehtäviensä hoitamiseen.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on tietosuojalainsäädännön edellytysten täyttyessä oikeus:

• saada vahvistus siitä, käsittelemmekö henkilötietojasi, ja tutustua tietoihisi;
• pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista;
• pyytää henkilötietojesi poistamista;
• pyytää käsittelyn rajoittamista;
• vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella;
• vastustaa suoramarkkinointia milloin tahansa;
• saada itse toimittamasi tiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle, kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja tapahtuu automaattisesti;
• peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa;
• tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.

Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto. Lisätietoja ja ohjeet valituksen tekemiseen ovat osoitteessa https://tietosuoja.fi.

Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä pyynnön kohdassa 1 ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen. Voimme pyytää sinua toimittamaan pyynnön käsittelemiseksi tarpeelliset lisätiedot ja varmistamaan henkilöllisyytesi. Vastaamme pyyntöön ilman aiheetonta viivytystä ja lähtökohtaisesti kuukauden kuluessa.

14. Automatisoitu päätöksenteko

Verkkosivuston tässä selosteessa kuvattuun henkilötietojen käsittelyyn ei liity sellaista pelkästään automaattiseen käsittelyyn perustuvaa päätöksentekoa tai profilointia, jolla olisi sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.

15. Selosteen muuttaminen

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta, jos henkilötietojen käsittely, käyttämämme palvelut tai lainsäädäntö muuttuvat. Ajantasainen versio julkaistaan tällä sivulla. Selosteen alussa ilmoitetaan, milloin versio on tullut voimaan.